Fonden Dybbøl Banke

Formål og status

Fonden Dybbøl Banke, der driver den selvejende institution Historiecenter Dybbøl Banke er stiftet den 7. juni 1989 af Sønderjyllands Amt, Sønderborg Kommune og (det nu likviderede) Andelsselskabet Hotel Dybbøl Banke.

Fondens formål er ifølge § 4 i vedtægterne at opføre, indrette og drive og vedligeholde et historiecenter på Dybbøl Banke, at give de besøgende indsigt i landskabet og de nationalhistoriske begivenheder, der knytter sig til det samt at sørge for servering og anden service for de besøgende i historiecentret. Ifølge § 7 i vedtægterne forudsættes driften og vedligeholdelsen af historiecentret dækket ved entréindtægter, serveringsvirksomhed, salg m.v. samt ved gaver.

Fonden står for de statsstøttede, videnpædagogiske aktiviteter på Dybbøl Banke og omkringliggende landskab.

Vedtægter

§ 1 Fondens navn er Fonden Dybbøl Banke.

§ 2 Fondens stiftere er: Andelsselskabet Hotel Dybbøl Banke Sønderjyllands Amtsråd og Sønderborg Byråd.

§ 3 Fondens hjemsted er Historiecenter Dybbøl Banke, Dybbøl Banke 16, 6400 Sønderborg, beliggende i Sønderborg Kommune.

§ 4 Fondens formål er:

• at opføre, indrette, drive og vedligeholde et historiecenter på matr.nr. 173 Dybbøl, hvilken ejendom Miljøministeriet har stillet vederlagsfrit til rådighed for nærværende fond. Kopi af aktstykket med Finansudvalgets tiltrædelsespåtegning af 13.9.1988 er vedhæftet vedtægterne.
• at give de besøgende indsigt i landskabet og de nationalhistoriske begivenheder, der knytter sig til det.
• at sørge for, at der i historiecentret er mulighed for servering og anden service for de besøgende.

§ 5 Driften af historiecenteret kan ved skriftlig aftale overlades til en anden historieformidlende institution.

§ 6 Fondens grundkapital er ved stiftelsen 300.000 kr., der er indbetalt af Andelsselskabet Dybbøl Banke på konto 4610 4610 111 432 den 7.6.1989 i Handelsbanken, Aabenraa. Renterne kan anvendes inden for fondens formål.

§ 7 Til opførelsen og indretningen af historiecenteret har Aage V. Jensens Fonde skænket 22.955.000 kr., heraf 755.000 kr., til afholdelsen af en arkitektkonkurrence. Denne donation nævnes i de af Fonden Dybbøl Banke udarbejdede eller udgivne informationer til publikum.

§ 8 Driften samt vedligeholdelsen af historiecenteret og de dertil hørende anlæg forudsættes dækket ved offentlige og private tilskud, ved entréindtægter, butiksvirksomhed mv.

§ 9 Et evt. overskud må kun anvendes til de i § 4 nævnte formål.

§ 10 Der er ikke ved stiftelsen tillagt stifterne eller andre særlige rettigheder eller fordele.

§ 11 Fonden ledes af en bestyrelse på mindst 5 og højest 9 medlemmer, der sammensættes således:

• 2 medlemmer udpeges af Sønderborg Kommune

• 1 medlem udpeges af Museum Sønderjylland

• 1 medlem udpeges af Den Selvejende Institution Dybbøl Mølle

• 1 medlem udpeges af Foreningen af lærere i Historie og Samfundsfag (FALIHOS).

Bestyrelsen kan tillige udpege indtil 4 medlemmer med særlig interesse for Historiecentret og Dybbøl-området.

Den myndighed, som har ansvaret for de offentlige arealer på Dybbøl Banke, har ret til at udpege en observatør, der deltager i bestyrelsesmøderne.

Bestyrelsesmedlemmerne vælges for en periode af 4 år ad gangen. Valgperioden for de fem medlemmer, der ikke er udpeget af bestyrelsen, følger den kommunale valgperiode, medens valgperioden for de bestyrelsesudpegede medlemmer er forskudt med 2 år i forhold hertil. Første valgperiode for de fem medlemmer, der ikke er udpeget af bestyrelsen, er 2007-2009, medens næste valgperiode for de bestyrelsesudpegede medlemmer er 2008-2011.

Formanden vælges af bestyrelsens midte.

Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Bestyrelsen fastlægger selv evt. forretningsorden, der i givet fald som minimum skal indeholde følgende bestemmelser:

• Valg af formand og næstformand
• Godkendelse af budget og regnskab
• Ansættelses- og afskedigelseskompetence
• Fastlæggelse af årligt antal bestyrelsesmøder
• Anvisningsbeføjelser
• Afstemninger

Der tillægges ikke bestyrelsesmedlemmerne vederlag.

§ 12 Til at forpligte fonden kræves underskrift af formanden og i dennes forfald næstformanden samt yderligere 1 bestyrelsesmedlem. Dispositioner over fast ejendom kræver dog en forudgående tilslutning fra 2/3 af bestyrelsens medlemmer.

§ 13 Fondens regnskabsår er kalenderåret. Fondens bestyrelse tager beslutning om varetagelse af bogholderi og regnskabsførelse.

§ 14 Regnskabet revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor.

§ 15 Ændring i vedtægterne eller opløsning af fonden kræver tilslutning fra 2/3 af bestyrelsens medlemmer samt godkendelse af Sønderborg Kommune og Museum Sønderjylland. Ændringer i § 7 kræver tillige tilslutning fra Aage V. Jensens Fonde.

§ 16 Ved evt. opløsning af fonden skal det nærmere aftales mellem Sønderborg Kommune, Museum Sønderjylland og Aage V. Jensens Fonde, på hvilken måde fondens formål kan tilgodeses, herunder hvad der skal ske med fondens værdier.

§ 17 Ovenstående vedtægter træder i kraft 1. januar 2007 og afløser vedtægter af 3. december 1991 med ændringer af 15. september 2003.

Således vedtaget på bestyrelsesmøde den 14. november 2006.

Forretningsorden

§ 1 Forretningsordenens hjemmel

Nærværende forretningsorden oprettes i henhold § 11 i vedtægterne for Fonden Dybbøl Banke (herefter benævnt Fonden). Originaleksemplaret skal stedse findes i Fondens bestyrelsesprotokol.

§ 2 Tiltrædelse af forretningsordenen

Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand og næstformand. Konstitueringen gælder for den kommunale valgperiode, henholdsvis indtil forfald måtte indtræde.

Når nye medlemmer indtræder i bestyrelsen, skal disse underskrive den originale forretningsorden. De skal endvidere have udleveret et eksemplar heraf samt af Fondens vedtægter.

Fondens revisor og eventuelle administrator modtager ligeledes et eksemplar af forretningsorden og vedtægter.

§ 3 Mødeindkaldelse

Bestyrelsen afholder møde i henhold til den aftalte mødeplan eller når formanden skønner det fornødent eller når det begæres af 2 medlemmer af bestyrelsen.

Formanden foranlediger indkaldt til bestyrelsesmøderne med så vidt muligt mindst 8 dages varsel. Samtidig med indkaldelsen skal bestyrelsen have tilsendt dagsorden for mødet, samt – i det omfang, det er nødvendigt – regnskabs- og bilagsmateriale.

Bestyrelsesmøder skal afholdes mindst 3 gange om året, hvor det ene møde skal være regnskabsmøde til godkendelse af årsrapporten. Det følgende års bestyrelsesmøder fastsættes på regnskabsmødet.

Samtlige bestyrelsesmøder afholdes i Sønderborg. I særlige tilfælde kan møderne afholdes et andet sted, når mødets emne eller andre forhold gør dette begrundet.

§ 4 Beslutningsdygtighed og afstemningsregel

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede inklusive formanden eller næstformanden.

Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed blandt samtlige mødte medlemmer, medmindre andet er foreskrevet i Fondens vedtægter. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Bestyrelsesmedlemmerne har pligt til straks at underrette bestyrelsen om ethvert spørgsmål, som kan give risiko for inhabilitet.

§ 5 Forhandlingsprotokollen

Formanden fører selv eller drager omsorg for, at der føres en forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøderne.

Hvert bestyrelsesmedlem skal have tilsendt referatet snarest muligt og senest 14 dage efter mødets afholdelse.

Eventuelle bemærkninger til referatet skal fremsendes til protokolføreren med kopi til de øvrige bestyrelsesmedlemmer senest 8 dage efter modtagelsen af referatet. Herefter færdiggøres referatet senest efter yderligere 8 dage.

§ 6 Forhandlingsprotokollens indhold

I bestyrelsens forhandlingsprotokol skal det af hvert referat fremgå:

1. Hvilke medlemmer der har deltaget
2. Dagsorden med eventuelle tilføjelser
3. Væsentlige indlæg og meningsudvekslinger
4. Beslutninger truffet i henhold til dagsordenen

§ 7 Bestyrelsens formand

Bestyrelsens formand repræsenterer Fonden og bestyrelsen udadtil og indadtil. Formanden skal påse, at alle formaliteter, der kræves i lovgivning og vedtægter, overholdes. Formanden leder bestyrelsesmøderne og orienterer den øvrige bestyrelse om forhold af væsentlig betydning for Fonden, som formanden måtte være blevet bekendt med siden sidste bestyrelsesmøde.

I særlige tilfælde kan formanden disponere på bestyrelsens vegne, når sagen ikke uden risiko har kunnet opsættes. Formanden skal om muligt forinden – eventuelt elektronisk – søge godkendelse hos bestyrelsen eller snarest derefter orientere bestyrelsen.

Såfremt formanden har forfald, overtager næstformanden i enhver henseende formandens funktioner.

§ 8 Udtræden

Ethvert medlem af bestyrelsen kan til ethvert tidspunkt udtræde af bestyrelsen.

Et bestyrelsesmedlem udtræder i tilfælde af umyndiggørelse, lavværgemål, rekonstruktion eller konkurs, eller hvis den øvrige bestyrelse enstemmigt træffer beslutning herom.

§ 9 Bestyrelsens tavshedspligt

Henset til Fondens karakter påhviler der ikke bestyrelsen tavshedspligt. Uanset denne bestemmelse er det formanden, der repræsenterer Fonden og bestyrelsen udadtil.

§ 10 Fondens ledelse

Bestyrelsen forestår ledelsen af Fondens anliggender og skal sørge for en forsvarlig organisation af Fondens virksomhed.

Bestyrelsen skal fastlægge de retningslinjer og anvisninger, der skal gælde for Fondens administration og skal føre tilsyn med, at administrationen foregår på forsvarlig måde i overensstemmelse hermed.

De enkelte medlemmer af bestyrelsen kan fordre sig meddelt alle til opfyldelse af deres opgave fornødne oplysninger, herunder foretage eftersyn af Fondens bøger og konstatering af aktivernes tilstedeværelse.

På hvert bestyrelsesmøde forelægges og behandles Fondens aktuelle økonomiske situation og status, og der redegøres for den forventede økonomiske udvikling frem til næste bestyrelsesmøde.

Bestyrelsen udpeger og afsætter Fondens administrator, hvis en sådan er antaget.

Bestyrelsen kan, uden at ansvaret hermed begrænses, nedsætte udvalg og delegere bestemte opgaver.

Bestyrelsen behandler og træffer afgørelse i alle sager, der efter Fondens forhold er af usædvanlig art eller størrelse. Navnlig følgende forhold kræver bestyrelsens beslutning:

1. Benyttelse af de Fonden tilhørende områder til møder o. lign.
2. Optagelse af lån eller kreditter
3. Udpegning af medlemmer af bestyrelser og andre ledelsesorganer, hvor Fonden er tillagt ret til udpegning
4. Forpligtende samarbejde med andre organisationer

Påbegyndelse af nye aktiviteter eller indskrænkning af tidligere besluttede aktiviteter

§ 11 Årsrapportens udarbejdelse og godkendelse

Fondens regnskabsår er kalenderåret.

Der udfærdiges årsrapport, som omfatter Fondens kapital og dennes indtægter og udgifter. Årsrapporten forsynet med revisionens påtegning tilstilles sammen med indkaldelsen til mødet til behandling af årsrapporten de enkelte medlemmer af bestyrelsen senest 8 dage før mødet.

Bestyrelsen gennemgår inden udgangen af hvert års maj måned det udarbejdede udkast til årsberetning, årsrapport og revisionsprotokol. Bestyrelsen påser, at dette – under omhyggelig hensyntagen til tilstedeværende værdier og forpligtelser samt under foretagelse af nødvendige og ønskelige afskrivninger – opgøres, således som ordentlig og forsigtig forretningsbrug tilsiger, derunder at de i lovgivningen og vedtægterne fastsatte regler om årsrapportens opgørelse iagttages. Særligt skal påses, om Fondens værdier er forsvarligt forsikrede.

Efter eventuelle korrektioner underskrives årsrapporten af bestyrelsen tillige med revisionsprotokollen. Den underskrevne årsrapport distribueres til modtagere i henhold til lovgivning og aftaler.

§ 12 Revision

Fondens årsrapport revideres af en af bestyrelsen valgt revisor. Revisionen skal i årsrapporten berette om revisionens omfang og ansvarsområde i forbindelse med regnskabsaflæggelsen.

Således vedtaget på bestyrelsesmøde den 12. april 2016.