Fonden Dybbøl Banke

Forretningsorden

§ 1 Forretningsordenens hjemmel

Nærværende forretningsorden oprettes i henhold § 11 i vedtægterne for Fonden Dybbøl Banke (herefter benævnt Fonden). Originaleksemplaret skal stedse findes i Fondens bestyrelsesprotokol.

§ 2 Tiltrædelse af forretningsordenen

Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand og næstformand. Konstitueringen gælder for den kommunale valgperiode, henholdsvis indtil forfald måtte indtræde.

Når nye medlemmer indtræder i bestyrelsen, skal disse underskrive den originale forretningsorden. De skal endvidere have udleveret et eksemplar heraf samt af Fondens vedtægter.

Fondens revisor og eventuelle administrator modtager ligeledes et eksemplar af forretningsorden og vedtægter.

§ 3 Mødeindkaldelse

Bestyrelsen afholder møde i henhold til den aftalte mødeplan eller når formanden skønner det fornødent eller når det begæres af 2 medlemmer af bestyrelsen.

Formanden foranlediger indkaldt til bestyrelsesmøderne med så vidt muligt mindst 8 dages varsel. Samtidig med indkaldelsen skal bestyrelsen have tilsendt dagsorden for mødet, samt – i det omfang, det er nødvendigt – regnskabs- og bilagsmateriale.

Bestyrelsesmøder skal afholdes mindst 3 gange om året, hvor det ene møde skal være regnskabsmøde til godkendelse af årsrapporten. Det følgende års bestyrelsesmøder fastsættes på regnskabsmødet.

Samtlige bestyrelsesmøder afholdes i Sønderborg. I særlige tilfælde kan møderne afholdes et andet sted, når mødets emne eller andre forhold gør dette begrundet.

§ 4 Beslutningsdygtighed og afstemningsregel

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede inklusive formanden eller næstformanden.

Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed blandt samtlige mødte medlemmer, medmindre andet er foreskrevet i Fondens vedtægter. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Bestyrelsesmedlemmerne har pligt til straks at underrette bestyrelsen om ethvert spørgsmål, som kan give risiko for inhabilitet.

§ 5 Forhandlingsprotokollen

Formanden fører selv eller drager omsorg for, at der føres en forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøderne.

Hvert bestyrelsesmedlem skal have tilsendt referatet snarest muligt og senest 14 dage efter mødets afholdelse.

Eventuelle bemærkninger til referatet skal fremsendes til protokolføreren med kopi til de øvrige bestyrelsesmedlemmer senest 8 dage efter modtagelsen af referatet. Herefter færdiggøres referatet senest efter yderligere 8 dage.

§ 6 Forhandlingsprotokollens indhold

I bestyrelsens forhandlingsprotokol skal det af hvert referat fremgå:

1. Hvilke medlemmer der har deltaget
2. Dagsorden med eventuelle tilføjelser
3. Væsentlige indlæg og meningsudvekslinger
4. Beslutninger truffet i henhold til dagsordenen

§ 7 Bestyrelsens formand

Bestyrelsens formand repræsenterer Fonden og bestyrelsen udadtil og indadtil. Formanden skal påse, at alle formaliteter, der kræves i lovgivning og vedtægter, overholdes. Formanden leder bestyrelsesmøderne og orienterer den øvrige bestyrelse om forhold af væsentlig betydning for Fonden, som formanden måtte være blevet bekendt med siden sidste bestyrelsesmøde.

I særlige tilfælde kan formanden disponere på bestyrelsens vegne, når sagen ikke uden risiko har kunnet opsættes. Formanden skal om muligt forinden – eventuelt elektronisk – søge godkendelse hos bestyrelsen eller snarest derefter orientere bestyrelsen.

Såfremt formanden har forfald, overtager næstformanden i enhver henseende formandens funktioner.

§ 8 Udtræden

Ethvert medlem af bestyrelsen kan til ethvert tidspunkt udtræde af bestyrelsen.

Et bestyrelsesmedlem udtræder i tilfælde af umyndiggørelse, lavværgemål, rekonstruktion eller konkurs, eller hvis den øvrige bestyrelse enstemmigt træffer beslutning herom.

§ 9 Bestyrelsens tavshedspligt

Henset til Fondens karakter påhviler der ikke bestyrelsen tavshedspligt. Uanset denne bestemmelse er det formanden, der repræsenterer Fonden og bestyrelsen udadtil.

§ 10 Fondens ledelse

Bestyrelsen forestår ledelsen af Fondens anliggender og skal sørge for en forsvarlig organisation af Fondens virksomhed.

Bestyrelsen skal fastlægge de retningslinjer og anvisninger, der skal gælde for Fondens administration og skal føre tilsyn med, at administrationen foregår på forsvarlig måde i overensstemmelse hermed.

De enkelte medlemmer af bestyrelsen kan fordre sig meddelt alle til opfyldelse af deres opgave fornødne oplysninger, herunder foretage eftersyn af Fondens bøger og konstatering af aktivernes tilstedeværelse.

På hvert bestyrelsesmøde forelægges og behandles Fondens aktuelle økonomiske situation og status, og der redegøres for den forventede økonomiske udvikling frem til næste bestyrelsesmøde.

Bestyrelsen udpeger og afsætter Fondens administrator, hvis en sådan er antaget.

Bestyrelsen kan, uden at ansvaret hermed begrænses, nedsætte udvalg og delegere bestemte opgaver.

Bestyrelsen behandler og træffer afgørelse i alle sager, der efter Fondens forhold er af usædvanlig art eller størrelse. Navnlig følgende forhold kræver bestyrelsens beslutning:

1. Benyttelse af de Fonden tilhørende områder til møder o. lign.
2. Optagelse af lån eller kreditter
3. Udpegning af medlemmer af bestyrelser og andre ledelsesorganer, hvor Fonden er tillagt ret til udpegning
4. Forpligtende samarbejde med andre organisationer

Påbegyndelse af nye aktiviteter eller indskrænkning af tidligere besluttede aktiviteter

§ 11 Årsrapportens udarbejdelse og godkendelse

Fondens regnskabsår er kalenderåret.

Der udfærdiges årsrapport, som omfatter Fondens kapital og dennes indtægter og udgifter. Årsrapporten forsynet med revisionens påtegning tilstilles sammen med indkaldelsen til mødet til behandling af årsrapporten de enkelte medlemmer af bestyrelsen senest 8 dage før mødet.

Bestyrelsen gennemgår inden udgangen af hvert års maj måned det udarbejdede udkast til årsberetning, årsrapport og revisionsprotokol. Bestyrelsen påser, at dette – under omhyggelig hensyntagen til tilstedeværende værdier og forpligtelser samt under foretagelse af nødvendige og ønskelige afskrivninger – opgøres, således som ordentlig og forsigtig forretningsbrug tilsiger, derunder at de i lovgivningen og vedtægterne fastsatte regler om årsrapportens opgørelse iagttages. Særligt skal påses, om Fondens værdier er forsvarligt forsikrede.

Efter eventuelle korrektioner underskrives årsrapporten af bestyrelsen tillige med revisionsprotokollen. Den underskrevne årsrapport distribueres til modtagere i henhold til lovgivning og aftaler.

§ 12 Revision

Fondens årsrapport revideres af en af bestyrelsen valgt revisor. Revisionen skal i årsrapporten berette om revisionens omfang og ansvarsområde i forbindelse med regnskabsaflæggelsen.

Således vedtaget på bestyrelsesmøde den 12. april 2016.