Stiftung Dybbøl Banke

Geschäftsordnung

§ 1 Rechtsgrundlage für die Geschäftsordnung
Diese Geschäftsordnung wird in Übereinstimmung mit Artikel 11 der Satzung der Dybbøl Banke Stiftung (nachstehend „Stiftung“ genannt) erstellt. Das Original wird stets im Protokoll des Verwaltungsrats der Stiftung aufbewahrt.
§ 2 Verabschiedung der Geschäftsordnung
Der Verwaltungsrat konstituiert sich selbst mit einem Vorsitzenden und einem stellvertretenden Vorsitzenden. Die Konstituierung gilt für die Dauer der Amtszeit der Gemeinde bzw. bis zum Freiwerden eines Sitzes.
Wenn neue Mitglieder in den Verwaltungsrat eintreten, müssen sie das Original der Geschäftsordnung unterzeichnen. Außerdem müssen sie ein Exemplar der Geschäftsordnung und der Satzung der Stiftung erhalten.

Der Rechnungsprüfer und jeder Verwalter der Stiftung erhält ebenfalls ein Exemplar der Geschäftsordnung und der Satzung.
§ 3 Einberufung der Sitzungen
Der Vorstand tritt gemäß dem vereinbarten Sitzungsplan zusammen oder wenn der Vorsitzende es für erforderlich hält oder wenn zwei Vorstandsmitglieder dies beantragen.
Der Vorsitzende beruft die Sitzungen des Verwaltungsrats nach Möglichkeit unter Einhaltung einer Frist von mindestens acht Tagen ein. Gleichzeitig mit der Einberufung werden dem Verwaltungsrat die Tagesordnung für die Sitzung und, soweit erforderlich, die Rechnungsunterlagen und Belege übermittelt.
Der Verwaltungsrat tritt mindestens dreimal im Jahr zusammen, davon einmal als Bilanzsitzung zur Genehmigung des Jahresberichts. Auf der Bilanzsitzung werden die Sitzungen des Verwaltungsrats für das folgende Jahr festgelegt.
Alle Verwaltungsratssitzungen finden in Sønderborg statt. In besonderen Fällen können die Sitzungen an einem anderen Ort abgehalten werden, wenn der Gegenstand der Sitzung oder andere Umstände dies rechtfertigen.
§ 4 Beschlussfähigkeit und Abstimmungsregel
Der Verwaltungsrat ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Mitglieder, darunter der Vorsitzende oder der stellvertretende Vorsitzende, anwesend ist.
Der Stiftungsrat fasst seine Beschlüsse mit der einfachen Mehrheit der Stimmen aller anwesenden Mitglieder, sofern die Satzung der Stiftung nichts anderes vorsieht. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden den Ausschlag.
Die Mitglieder des Verwaltungsrats sind verpflichtet, den Verwaltungsrat unverzüglich über alle Angelegenheiten zu unterrichten, die die Gefahr eines Ausschlusses begründen können.
§ 5 Sitzungsprotokolle
Der Vorsitzende führt selbst ein Protokoll über die Sitzungen des Verwaltungsrats oder sorgt dafür, dass ein solches Protokoll geführt wird.
Das Protokoll wird jedem Mitglied des Verwaltungsrats so bald wie möglich, spätestens jedoch 14 Tage nach der Sitzung, zugesandt.
Etwaige Bemerkungen zum Protokoll sind dem Sekretär mit Kopie an die anderen Verwaltungsratsmitglieder innerhalb von 8 Tagen nach Erhalt des Protokolls zu übermitteln. Danach wird das Protokoll innerhalb von weiteren acht Tagen fertiggestellt.
§ 6 Inhalt des Protokolls
In den Protokollen der Sitzungen des Verwaltungsrats ist jeweils Folgendes anzugeben
welche Mitglieder teilgenommen haben
die Tagesordnung mit etwaigen Ergänzungen
Wichtige Beiträge und Meinungsaustausch
die gemäß der Tagesordnung gefassten Beschlüsse
§ 7 Vorsitzender des Vorstands
Der Vorsitzende des Verwaltungsrats vertritt die Stiftung und den Verwaltungsrat nach außen und innen. Der Vorsitzende sorgt dafür, dass alle gesetzlich und satzungsmäßig vorgeschriebenen Formalitäten eingehalten werden. Der Vorsitzende leitet die Sitzungen des Verwaltungsrats und unterrichtet die anderen Mitglieder des Verwaltungsrats über alle Angelegenheiten von erheblicher Bedeutung für die Stiftung, von denen er seit der letzten Sitzung des Verwaltungsrats Kenntnis erlangt hat.
In Ausnahmefällen kann der Vorsitzende im Namen des Verwaltungsrats handeln, wenn die Angelegenheit keinen Aufschub duldet. Der Vorsitzende holt nach Möglichkeit die vorherige Genehmigung des Verwaltungsrats ein, wenn möglich auf elektronischem Wege, oder unterrichtet den Verwaltungsrat so bald wie möglich danach.
Bei Abwesenheit des Vorsitzenden übernimmt der stellvertretende Vorsitzende in jeder Hinsicht die Aufgaben des Vorsitzenden.
§ 8 Rücktritt
Jedes Mitglied des Verwaltungsrats kann jederzeit aus dem Verwaltungsrat ausscheiden.
Ein Mitglied des Verwaltungsrats legt sein Amt im Falle von Geschäftsunfähigkeit, Vormundschaft, Sanierung oder Konkurs nieder, oder wenn die anderen Mitglieder des Verwaltungsrats dies einstimmig beschließen.
§ 9 Vertraulichkeit des Verwaltungsrats
In Anbetracht des Charakters des Fonds ist der Verwaltungsrat nicht zur Verschwiegenheit verpflichtet. Unbeschadet dieser Bestimmung vertritt der Vorsitzende die Stiftung und den Vorstand nach außen.
§ 10 Verwaltung der Stiftung
Der Vorstand ist für die Führung der Geschäfte der Stiftung verantwortlich und sorgt für eine ordnungsgemäße Organisation der Stiftungsaktivitäten.
Der Vorstand legt die für die Verwaltung der Stiftung geltenden Richtlinien und Weisungen fest und überwacht die ordnungsgemäße Durchführung der Verwaltung nach Maßgabe dieser Richtlinien.
Die einzelnen Mitglieder des Verwaltungsrats können alle für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Auskünfte verlangen, einschließlich der Einsichtnahme in die Bücher des Fonds und der Überprüfung des Vorhandenseins der Vermögenswerte.
In jeder Sitzung des Verwaltungsrats werden die aktuelle Finanzlage und der Stand der Stiftung vorgestellt und erörtert sowie die voraussichtliche finanzielle Entwicklung bis zur nächsten Sitzung des Verwaltungsrats dargelegt.
Der Vorstand ernennt und entlässt den Verwalter der Stiftung, sofern ein solcher ernannt wurde.
Der Verwaltungsrat kann, ohne seine Zuständigkeiten einzuschränken, Ausschüsse bilden und bestimmte Aufgaben delegieren.

Der Verwaltungsrat berät und entscheidet über alle Angelegenheiten, die unter den Umständen des Fonds von ungewöhnlicher Art oder Tragweite sind. Insbesondere die folgenden Angelegenheiten bedürfen einer Entscheidung des Verwaltungsrats:
Nutzung der der Stiftung gehörenden Räumlichkeiten für Sitzungen usw.
die Aufnahme von Darlehen oder Krediten
Ernennung von Mitgliedern des Vorstands und anderer Leitungsgremien, bei denen die Stiftung das Recht zur Ernennung hat
Zusagen zur Zusammenarbeit mit anderen Organisationen
Aufnahme neuer Tätigkeiten oder Einschränkung bereits beschlossener Tätigkeiten
§ 11 Erstellung und Genehmigung des Jahresberichts
Das Haushaltsjahr der Stiftung ist das Kalenderjahr.
Es wird ein Jahresbericht erstellt, der sich auf das Kapital des Fonds sowie seine Einnahmen und Ausgaben bezieht. Der Jahresbericht wird zusammen mit dem Bericht des Rechnungsprüfers und der Einberufung der Sitzung zur Prüfung des Jahresberichts jedem Mitglied des Verwaltungsrats mindestens acht Tage vor der Sitzung zugesandt.
Vor Ende Mai eines jeden Jahres prüft der Verwaltungsrat den Entwurf des Jahresberichts, den Jahresbericht und den Bericht der Rechnungsprüfer. Der Verwaltungsrat achtet darauf, dass dieser – unter sorgfältiger Berücksichtigung der vorhandenen Aktiva und Passiva und unter Vornahme notwendiger und wünschenswerter Abschreibungen – nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer und umsichtiger Geschäftsführung, einschließlich der Einhaltung der gesetzlichen und satzungsgemäßen Vorschriften über die Berechnung des Jahresberichts, erstellt wird. Insbesondere muss sichergestellt sein, dass die Vermögenswerte des Fonds ordnungsgemäß versichert sind.
Nach Vornahme etwaiger Berichtigungen wird der Jahresbericht zusammen mit dem Bericht der Rechnungsprüfer vom Verwaltungsrat unterzeichnet. Der unterzeichnete Jahresbericht wird den Empfängern gemäß den gesetzlichen und vertraglichen Bestimmungen zugestellt.
§ 12 Rechnungsprüfung
Der Jahresbericht der Stiftung wird von einem vom Vorstand bestellten Rechnungsprüfer geprüft. Der Rechnungsprüfer berichtet im Jahresbericht über den Umfang und die Zuständigkeiten der Prüfung im Zusammenhang mit der Finanzberichterstattung.

So angenommen in der Sitzung des Verwaltungsrats am 12. April 2016.