Politik for behandling og beskyttelse af personoplysninger
Databeskyttelsespolitikken gælder for Historiecenter Dybbøl Banke, som drives af Fonden Dybbøl Banke.
Centerleder Bjørn Østergaard er udnævnt som ansvarlig for implementering af databeskyttelsespolitikken.
Politikken skal hjælpe til at sikre og dokumentere, at fonden beskytter sine personoplysninger i overensstemmelse med reglerne for behandling af personoplysninger. Politikken bidrager desuden til, at fonden oplyser om behandlingen og brugen af de registrerede personoplysninger.
Politikken gennemgås hvert år.
Fortegnelse over behandlingen af personoplysninger
Fonden behandler personoplysninger om:
- Medarbejdere
- Kunder
- Leverandører
Fonden har udarbejdet en fortegnelse over behandlingen af personoplysninger. Fortegnelsen giver overblik over de behandlinger, som fonden er ansvarlig for.
Personoplysningerne er en forudsætning for, at Fonden kan indgå ansættelses-, kunde- og leverandørkontrakter.
Behandlingens formål og lovlighed
Personoplysningerne behandles og arkiveres i forbindelse med:
- Personaleadministration, herunder rekruttering, ansættelse, fratrædelse og udbetaling af løn
- Stamdata for kunder
- Stamdata for leverandører
- Kontrakter
- Alarm
- Video-overvågning
Behandlingen er lovlig i medfør af hjemmel som angivet i vedhæftede fortegnelse.
Fonden benytter ikke personoplysningerne til andre formål end de listede. Fonden indsamler ikke flere personoplysninger end nødvendigt i forhold til opfyldelse af formålet.
Opbevaring og sletning
Fonden har indført følgende overordnede retningslinjer for opbevaring og sletning af personoplysninger:
- Personoplysninger opbevares i fysiske mapper.
- Personoplysninger opbevares i it-systemer og på serverdrev.
- Personoplysninger opbevares ikke længere, end hvad der er nødvendigt for formålet med behandlingen.
- Personoplysninger for medarbejdere slettes fem år efter endt ansættelse, og personoplysninger om ansøgere slettes efter seks måneder eller i længere tid ved modtagelse af samtykke hertil.
Datasikkerhed
Fonden har ud fra vedhæftede risikovurdering gennemført følgende sikkerhedsforanstaltninger for beskyttelse af personoplysninger:
- Kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov for adgang til de registrerede personoplysninger, har adgang hertil enten fysisk eller gennem it-systemer med rettighedsstyring.
- Alle computere har adgangskode, og medarbejderne må ikke overlade deres adgangskoder til andre.
- Computere skal have installeret firewall og antivirusprogram, der løbende opdateres.
- Personoplysninger slettes på forsvarlig vis ved udfasning og reparation af it-udstyr.
- USB-nøgler, eksterne harddiske mv. med personoplysninger skal opbevares i aflåst skuffe eller skab.
- Fysiske mapper er placeret på aflåst kontor eller i aflåste skabe.
- Personoplysninger i fysiske mapper slettes ved makulering.
- Alle medarbejdere skal modtage instruktion i, hvad de må gøre med personoplysninger samt, hvordan personoplysninger skal beskyttes.
Videregivelse
Personoplysninger om medarbejdere kan blive videregivet til offentlige myndigheder fx SKAT og pensionsselskaber samt til Politiet i tilfælde af mistanke om tyveri.
Databehandlere
Fonden benytter udelukkende databehandlere, såfremt databehandlerne stiller de fornødne garantier for, at de vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til opfyldelse af persondatarettens krav. Alle databehandlere underskriver en databehandleraftale forinden behandlingen iværksættes.
Rettigheder
Fonden varetager den registreredes rettigheder, herunder retten til indsigt, tilbagetrækning af samtykke, berigtigelse og sletning og orienterer de registrerede om fondens behandlinger af personoplysninger. Registrerede har ligeledes ret til at klage til Datatilsynet.
Brud på persondatasikkerheden
I tilfælde af brud på persondatasikkerheden, anmelder fonden hurtigst muligt og inden 72 timer bruddet til Datatilsynet. Centerleder Bjørn Østergaard er ansvarlig for, at dette sker. I anmeldelsen beskrives bruddet, hvilke grupper af personer, det vedrører og, hvilke konsekvenser bruddet kan få for disse personer samt, hvordan Fonden har eller vil afhjælpe bruddet. I tilfælde, hvor bruddet indebærer en høj risiko for de personer, om hvem fonde behandler personoplysninger, vil fonden endvidere underrette disse. Fondens dokumenterer alle brud på persondatasikkerheden på adgangsbegrænset serverdrev på egen server, der fysisk opbevares hos fonden.